Autor: Lukas Landstorfer, Steuerberater
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Die verpflichtende E-Rechnung ab 2025: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Mit dem Start der verpflichtenden E‑Rechnung zum 1. Januar 2025 beginnt in Deutschland ein großer Schritt zur Digitalisierung des Rechnungswesens. Unternehmer, Finanzabteilungen und Entscheider müssen sich darauf einstellen, dass papierbasierte oder einfache PDF-Rechnungen langfristig nicht mehr ausreichen. Dieser Leitfaden erklärt übersichtlich, was sich ändert, welche Übergangsfristen gelten und welche Anforderungen Unternehmen künftig erfüllen müssen.
Das Bundesministerium der Finanzen hat mit Schreiben vom 15. Oktober 2024 das Thema E-Rechnung behandelt (Link).
Warum führt der Gesetzgeber die E-Rechnung ein?
Ziel ist die Modernisierung und Vereinfachung der deutschen Wirtschaft sowie der Finanzverwaltung:
- Rechnungsdaten müssen künftig nicht mehr manuell erfasst werden.
- Fehler durch doppelte Eingaben werden reduziert.
- Buchhaltungsprozesse lassen sich automatisieren und beschleunigen.
- Unternehmen profitieren von Zeit- und Kosteneinsparungen.
Aber auch: Durch den Einsatz der E-Rechnung wird die Rechnungsstellung transparenter für die Finanzverwaltung und Steuerhinterziehung vermieden werden.
Was gilt ab 1. Januar 2025 als E‑Rechnung – und was nicht?
Ab 2025 müssen zwei Rechnungsarten unterschieden werden.
- E-Rechnungen
- sonstige Rechnungen (z.B. in Papierform, PDF oder als E-Mail)
Bis Ende 2024 gilt jede elektronisch übermittelte Rechnung als „E‑Rechnung“, etwa eine PDF im Anhang einer E‑Mail. Doch ab 2025 reicht das nicht mehr aus.
Eine E-Rechnung ist ab dann nur noch gültig, wenn Sie:
- in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird (XML-Datei), (Beispiel)
- elektronisch übermittelt wird,
- eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
Da es sich bei der E-Rechnung grundsätzlich nur um einen reinen Datensatz mit fester Logik handelt, ist die Rechnung nicht ohne Weiteres für das menschliche Auge lesbar um den Inhalt zu lesen.
Hierzu sind Visualisierungsanwendungen erforderlich oder ein hybrides Dateiformat wie z.B. ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Beim Einsatz von hybriden Dateiformaten ist der strukturierte elektronische Datensatz für den Vorsteuerabzug maßgeblich. Es kommt rein auf die XML-Datei an und das die Rechnungsangaben des § 14 Abs. 4 UStG richtig sind und enthalten sein müssen.
Enthält aber die eingebettete PDF im ZUGFeRD-Format z.B. einen zu hohen Umsatzsteuerbetrag liegt ein unrichtiger Steuerausweis vor und der Unternehmer schuldet den Mehrbetrag trotzdem, obwohl der XML-Datensatz korrekt ist.
Wichtig: Bereits seit 2025 sind inländische Unternehmer verpflichtet E-Rechnungen empfangen zu können. In der Praxis genügt der Empfang per E-Mail, aber auch andere Übermittlungswege wie z.B. elektronische Schnittstellen oder Downloads über Internetportale sind zulässig.
Wer ist verpflichtet E-Rechnungen auszustellen?
Zur Ausstellung von E-Rechnungen ist jeder Unternehmer in Deutschland verpflichtet, der umsatzsteuerpflichtige Umsätze oder steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 1 bis 7 UStG an im Inland ansässige Unternehmer oder juristische Personen des öffentlichen Rechts erbringt (B2B).
Ausländische Unternehmen, die in Deutschland für umsatzsteuerliche Zwecke registriert sind, aber keine feste Niederlassung unterhalten fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht.
Eine Ausstellung von E-Rechnungen an Privatpersonen, Unternehmer und deren Privatbereich, Vereine für den nicht unternehmerischen Bereich oder im Ausland ansässige Leistungsempfänger ist nicht notwendig.
Beispiele
E-Rechnungspflicht
- B2B-Umsatz im Inland (sonstige Leistung oder Lieferung)
- steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen
- Barkäufe an Unternehmer über EUR 250*
Keine E-Rechnungspflicht
- steuerfreie Ausfuhrlieferung in ein Drittland
- Rechnungen an Endverbraucher (B2C)
- steuerfreie Vermietung von Grundbesitz
- Kleinbetragsrechnungen bis Brutto EUR 250
- Kleinunternehmer (Aber Pflicht zum Empfangen von Rechnungen bleibt)
*Gilt nur, wenn der Rechnungsteller keinen Gebrauch von den Übergangsregeln machen kann oder möchte.
Welche Angaben muss eine E-Rechnung enthalten?
Damit eine E-Rechnung ordnungsgemäß ist und den Vorsteuerabzug ermöglicht müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG und § 14a UStG enthalten sein.
Umsatzsteuerliche Pflichtangaben:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
- Ausstellungsdatum
- Rechnungsnummer
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (Dienstleistung)
- anzuwendender Steuersatz
- Nettobetrag der einzelnen Leistungen
- Steuerbetrag (insgesamt zu entrichtende Umsatzsteuer)
Erfolgt der Versand der E-Rechnung per E-Mail dürfen ergänzende Angaben wie z.B. Stundennachweise zusätzlich als PDF zusätzlich versendet werden (§ 14 Abs. 1 Satz 3 i.V.m § 31 Abs. 1 UStDV).
Die Bereitstellung der ergänzenden Angaben per Link ist nicht erlaubt, da das Aufrufen der Angaben im Browser weder eine sonstige Rechnung oder E-Rechnung darstellt.
Was ist in Bezug auf den Vorsteuerabzug zu beachten?
Wurde eine sonstige Rechnung ausgestellt obwohl eine E-Rechnung verpflichtet gewesen wäre, ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich. Eine Berichtigung ist gemäß BMF-Schreiben (Rz. 57) rückwirkend möglich, wenn eine E-Rechnung erstellt wird, die sich auf die sonstige Rechnung bezieht.
Bis Ende 2027 schadet das Ausstellen im falschen Format nicht wenn der Rechnungsempfänger davon ausgehen kann, dass der Rechnungssteller die Übergangsregelungen beansprucht (Rz. 59).
Welche Übergangsregelungen gibt es?
Viele fragen sich, wann die Regelungen für die E-Rechnung umgesetzt werden müssen. Die Pflicht zur Verwendung der E-Rechnung wird schrittweise eingeführt.
Zu beachten ist, dass bei umsatzsteuerlichen Organschaft der Gesamtumsatz des Organkreises die Schwelle von EUR 800.000 nicht überschreiten darf, um bis 2027 noch sonstige Rechnungen verwenden zu dürfen.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Da es sich bei den E-Rechnungen um Buchungsbelege handelt sind diese 8 Jahre lang aufzubewahren (§ 147 Abs. 3 AO).
Im Regelfall beginnt die Frist mit Ablauf des Jahres in dem der Jahresabschluss aufgestellt worden ist (§ 147 Abs. 4 AO):
Wird zum Beispiel der Jahresabschluss 2025 am 25. Februar 2026 aufgestellt beginnt die Frist am 31. Dezember 2026. Die Unterlagen sind dann bis zum 31. Dezember 2034 aufzubewahren.
Was bedeutet die E-Rechnung für Unternehmer?
✔ Investition in passende Software
Rechnungsprogramme müssen die Standards (z. B. XRechnung) ausgeben können.
✔ Prozesse anpassen
- Prüfung & Freigabe digital
- Schnittstellen zu Buchhaltung & ERP
- sichere Archivierung
✔ Schulung der Mitarbeiter
Finanzabteilungen benötigen Know-how im Umgang mit strukturierten Rechnungsformaten.
Die Einführung der E-Rechnung sollte als Chance gesehen werden den vollständigen Prozess des Rechnungseingangs und -ausgangs zu überdenken.
Durch intelligente Prozesse ergeben sich sofort spürbare zeitliche Entlastungen durch Automatisierungen der Buchhaltung. Hierdurch ist der Wunsch nach aktuellen, aussagekräftigen Zahlen nicht nur Wunsch, sondern auch Realität.
Geschäftsentscheidungen lassen sich hierdurch einfacher treffen.
Fazit
Die verpflichtende E‑Rechnung kommt, aber mit ausreichend Übergangszeit. Unternehmen sollten die kommenden Monate nutzen, um:
- Softwarelösungen zu prüfen,
- interne Prozesse anzupassen,
- Mitarbeitende zu schulen,
- und Lieferanten frühzeitig einzubinden.
Wer rechtzeitig handelt, profitiert von effizienteren Abläufen, weniger Fehlern und einer modernen digitalen Finanzverwaltung.
Die Übergangsregelungen bieten für den ein oder anderen Unternehmer etwas Zeit für die Umsetzung. Es lohnt sich aber dennoch bereits jetzt die bestehenden Prozesse und Möglichkeiten zu prüfen um nicht nur effizient, sondern auch rechtssicher zu arbeiten.
Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung benötigen.